يرغب الكثير من الأفراد في التعرف على ‎شروط الفاتورة الإلكترونية والتي تتم في المعاملات التجارية من خلال الحصول على المنتجات والخدمات مقابل المال، وتسمح بتبادل الفواتير والإشعارات المدينة والدائنة، التي تتم معالجتها بصيغة إلكترونية منظمة بين البائع والمشتري.

كيف تتم الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي عبارة عن إجراء يعمل على تحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية إلكترونية، والتي تسمح لكلا من الطرفين البائع والمشتري بتبادل الفواتير الدائنة والمدانة بعد صياغتها بشكل إلكتروني متكامل.

كما يمكننا القول أن الفاتورة الإلكترونية يتم إصدارها وحفظها عبر النظام الإلكتروني الحديث، والتي تضمن لمستخدميها من الأفراد والمنشآت التجارية الضمان والثقة لأنها تتميز بعدم التلاعب أو التزوير، وبالتالي تضمن حقوق الطرفين دون وقوع أي احتمال للخطأ.

وهناك ‎شروط الفاتورة الإلكترونية والتي يجب الالتزام بها، وتلك الشروط تكون متوافقة مع الجهة التي تستخدم هذا النوع من الفواتير سواء شركات أو مؤسسات أو كان أفراد، ويوجد نوعان من الفواتير هو الفاتورة الضريبية و الفاتورة الضريبية المبسطة.

ونجد أن الفاتورة الضريبة يتم إصدارها في الأغلب بين المنشآت وبعضها، وتحتوي على جميع العناصر الضريبية، ويتم صيغتها على جهاز كمبيوتر وتوثقها إلكترونياً دون أي تلاعب فيها أو تعديل.

أما الفاتورة الضريبية المبسطة فهي تتم بين منشأة تجارية وبين الأفراد، من خلال عملية البيع والشراء التي تتم بينهما، وتحتوي هذه الفاتورة على مجموعة من العناصر الرئيسية للفاتورة الضريبية المبسطة.

ما هي ‎شروط الفاتورة الإلكترونية؟

وضعت هيئة الزكاة والضريبة والدخل مجموعة من شروط الفاتورة الإلكترونية التي تحتوي على الأحكام الواردة في تشريعات ضريبة القيمة المضافة والتي ترتبط بالفواتير الضريبة، ويتم تنفيذها على الفواتير الإلكترونية.

 في حال أي مخالفات أو عدم امتثال لتلك الأحكام والشروط سوف تقع غرامات من هيئة الزكاة والضريبة نفسها على المنشأة أو الفرد الذي يتعامل مع تلك الفواتير الإلكترونية، كما أن أحكام قانون المعاملات الإلكترونية تم تطبيقه بشكل فعلي داخل المملكة العربية السعودية.

ومن خلال موقع إي فاتورة يسمح لك باستخدام التطبيق وتفعيله على هاتفك الذكي أو جهاز شركتك ويساعدك في توفير عمليات التسجيل ووضع اللوائح المشرعة التي قامت هيئة الزكاة بوضعها وفرضها ليقوم الجميع بالالتزام بها.

مراحل الفاتورة الإلكترونية وشروطها

يتم تنفيذ شروط الفاتورة الإلكترونية وتطبيق لائحة النظام الخاصة بها على مرحلتين، مرحلة أولى ومرحلة ثانية، ويكون لكل مرحلة متطلباتها وشروطها الخاصة، ويكون كالتالي:

المرحلة الأولى لنظام الفاتورة الإلكترونية

تحتوي المرحلة الأولى للفاتورة الإلكترونية على الإصدار والحفظ، وعلى جميع الخاضعين للائحة المنظمة استخدام الأنظمة الإلكترونية المتوافقة مع المعايير والمتطلبات الفنية، التي قامت بوضعها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والتي تقوم بحفظ الفواتير الضريبية أو الإشعارات المتبادلة بين الدائم والمدان.

شروط الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الأولى

• عدم إصدار أي فواتير بشكل يدوي أو تقليدي.

• إضافة رمز الاستجابة (QRcode) على كل فاتورة يتم إصدارها.

• كتابة الرقم الضريبي في حال كان المشتري فرد أو منشأة تجارية.

المرحلة الثانية لنظام الفاتورة الإلكترونية

تعرف المرحلة الثانية من نظام الفاتورة الإلكترونية باسم الربط والتكامل، وتصدر هذه الفواتير طبقًا إلى شروط الفاتورة الإلكترونية وبالصيغة المطلوبة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتعد المرحلة الثانية هي مرحلة تكميلية للمرحلة الأولى لنظام الفاتورة الإلكترونية.

شروط الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية

• يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية بصيغة (XML, PDF/A-3).

• تفعيل كافة الخصائص التي تساعد على منع التلاعب والتي تتمثل في دالة التشفير وفي الختم الرقمي.

• إضافة الخصائص التقنية مثل رقم التعريف الموحد عالميًا (UUID).

 كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية؟

يتم تطبيق منظومة الفواتير التقنية من خلال شروط الفاتورة الإلكترونية التي ذكرناها في السابق، والتي تتم على مرحلتين لجميع الأشخاص والمؤسسات الخاضعة للائحة الفوترة الإلكترونية، ومن ينوب عن المكلف بإصدار الفاتورة.

إصدار الفواتير الإلكترونية يكون مماثل بشكل كبير لإصدار فواتير اليوم ولكن من خلال الفوترة الإلكترونية، وتضمن الفواتير جميع العناصر المطلوبة بناء على نوع الفاتورة نفسها، ويجب أن يتكامل الحل الإلكتروني مع نظام وشروط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من حيث الصيغة المطلوبة.

تعتمد هيئة الزكاة والدخل نظام الفاتورة الإلكترونية وجميع البرامج الحسابية والتي تعمل على حماية حقوق المنشآت والأفراد، كما أنها تساهم في منع أي تلاعب أو تزوير كان يتم سابقًا أثناء إصدار الفواتير يدوياً، كما يتم توثيق وختم الفواتير بشكل إليكتروني أيضًا من أجل توثيق مضمون التعاملات التجارية والمالية.

أهم مميزات تطبيق إي فاتورة

يمتلك تطبيق إي فاتورة مجموعة كبيرة من المميزات الرائعة التي تسهل عليك الكثير من الأمور، بجانب حفظ الحقوق لكلاً من الطرفين، كما أن التطبيق يعمل وفق شروط الفاتورة الإلكترونية التي تم وضعها من قبل هيئة الزكاة، ومن أبرز هذه المزايا الآتي:

• سهل الاستخدام: حيث يمتاز التطبيق بواجهة استخدام بسيطة لا تحتاج إلى احترافية لفهمها.

• منصات متعددة: يحتوي التطبيق على مجموعة من المنصات التي تتوافق مع جميع أنظمة التشغيل ومنها أجهزة الأندرويد وأجهزة ios، بالإضافة إلى العمل على الديسك توب.

• التطبيق متوافق مع شروط هيئة الزكاة: حيث يتم إصدار الفاتورة منضبطة مع كافة أحكام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

• التقارير: يتيح الإطلاع على تقارير المبيعات و المشتريات وإمكانية تصديرها بصيغة  PDF.

• الطباعة والمشاركة: يسمح لك التطبيق أن تقوم بطباعة الفاتورة PDF ومشاركتها مع الأطراف المختصة.

• الدعم والمساعدة: عند استخدام التطبيق يمكنك أن تستعين بفريق العمل المتكامل من الدعم للاستشارات والإجابة على كافة الاستفسارات اللازمة.

تطبيق إي فاتورة بالسعودية

هناك بعض الأمور المحظورة في المرحلة الأولى والتي تقع تحت شروط الفاتورة الإلكترونية، ويجب أخذها في الاعتبار والاحتياط بها بشكل دقيق، حتى يتم تطبيق إي فاتورة بشكل صحيح تبعًا إلى الأحكام والضوابط التي وضعتها هيئة الزكاة والدخل والجمارك، ومن أمثلتها ما يلي:

• حذف الفواتير تحت أي ظرف من الظروف.

• إصدار الفاتورة عن طريق برنامج إكسيل أو ورد عبر جهاز الكمبيوتر.

• إصدار أي فاتورة لا تحتوي على كافة المتطلبات والبيانات المطلوبة.

• السماح بإنشاء أكثر من تسلسل للفواتير.

الأسئلة الشائعة حول شروط الفاتورة الإلكترونية

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

تعرف الفاتورة الإلكترونية بأنها ضريبة يتم إصدارها بشكل إلكتروني بحت عبر الوسائل الإلكترونية بدون إصدارها أو كتابتها بشكل يدوي، ويقوم بإصدارها كل مكلف أو خاضع لضريبة القيمة المضافة، ولا يتم الاعتراف بالفاتورة المكتوبة بخط اليد أو المصورة بواسطة جهاز ماسح ضوئي.

هل يطبع إي فاتورة رمز الإستجابة السريع QRCode حسب متطلبات الفاتورة الإلكترونية؟

تم إضافة خاصية طباعة رمز الاستجابة السريع (QR-Code) في نظام تطبيقنا، من أجل أن يتوافق مع متطلبات المرحلة الأولى من مراحل الفاتورة الإلكترونية، حيث يطبع نظام الرمز والذي يحتوي على بيانات (اسم المنشأة، الرقم الضريبي للمنشأة، تاريخ ووقت الفاتورة، إجمالي الفاتورة، إجمالي الضريبة).

في الختام نكون تعرفنا على شروط الفاتورة الإلكترونية والتي قامت بوضعها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتعرفنا على مراحل الفاتورة وشروط كل مرحلة والعناصر التي تحتويها، بالإضافة إلى مميزات التطبيق التي تسهل على المستخدمين بشكل كبير طباعة ومشاركة الفاتورة بين الأطراف المختصة.