يتساءل العديد عن ما هي الفاتورة الإلكترونية؟، فالفاتورة الإلكترونية مهمة جدًا في عمليات البيع والشراء ليتم إثبات هذه العملية سواء أكانت هذه الفاتورة تحتوي على سلع أو خدمات مختلفة، وهي عبارة عن وثيقة رقمية في صورة نموذج، ولا بد وأن تكون تحتوي على توقيع إلكتروني ليؤكد صحة عملية الشراء أو البيع.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

تعتبر الفاتورة الإلكترونية وثيقة رقمية موحدة تأتي في نموذج محدد لتوثيق عمليات البيع أو الشراء سواء كانت تتعلق بالسلع أو الخدمات، وتتميز هذه الفاتورة بتضمنها للتوقيع الإلكتروني الذي يضمن صحة وموثوقية عملية البيع بشكل كامل.

وتعتبر الفاتورة الإلكترونية جزءً من جهود التحول الرقمي، حيث يتم من خلالها استبدال الفواتير الورقية التقليدية التي كانت تكتب بخط اليد ويتم تسجيلها في دفاتر الفواتير بالنسخة الرقمية.

وتغطي الفاتورة الإلكترونية جميع المعاملات المالية من بيع وشراء للمؤسسات والهيئات التجارية والصناعية، بما في ذلك تسويات الدائن والمدين لتنظيم مراحل البيع بين الأطراف المعنية.

ويوفر تطبيق إي فاتورة الفاتورة الإلكترونية وفقًا للمعايير المطلوبة من هيئة الزكاة والدخل، مما يتيح لك الامتثال الكامل للقوانين واللوائح، ونوفر لك نظامًا إلكترونياً دقيقًا يتضمن جميع البيانات اللازمة، بما في ذلك المعلومات الضريبية حيث يمكنك التحكم في تصميم الفاتورة ومحتوياتها بسهولة باستخدام الماسح الضوئي.

كما نقدم لك خدمة إصدار نوعين من الفواتير وهما الفاتورة المبسطة والفاتورة الضريبية، مما يتيح لك إدارة المعاملات بين منشأتك وأي منشأة أخرى، بالإضافة إلى المعاملات بين المنشآت والأفراد بكل سهولة وفاعلية.

الفئات التي يجب الالتزام بالفاتورة الإلكترونية

وبعد أن تعرفنا على ما هي الفاتورة الإلكترونية؟ يجب أن نشير إلى أن هناك فئات محددة ملزمة بتطبيق الفاتورة الإلكترونية سواء في المرحلة الأولى أو الثانية من هذا النظام، وتشمل هذه الفئات الشركات والمؤسسات والهيئات التي تخضع لضريبة القيمة المضافة.

بالإضافة إلى جميع الجهات التي تصدر فواتير ضريبية، ويجب على هذه الجهات إصدار الفاتورة الإلكترونية لضمان الامتثال للمتطلبات الضريبية، وأيضًا الجهات التي تعمل نيابةً عن موردين خاضعين لضريبة القيمة المضافة تلزم هي الأخرى بإصدار الفاتورة الإلكترونية.

ومن ناحية أخرى فإن الفئات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة ولكن غير مقيمة في المملكة العربية السعودية غير مطالبة بإصدار هذه الفاتورة، وكذلك الفئات التي لا تنطبق عليها المعايير السابقة لا تلتزم بتطبيق الفاتورة الإلكترونية.

ويمكن من خلال تطبيق إي فاتورة التحقق بسهولة مما إذا كانت منشأتك ملزمة بإصدار الفاتورة الإلكترونية أم لا، مما يسهل عليك الامتثال للمتطلبات النظامية.

 مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية

وبعد أن تحدثنا عن ما هي الفاتورة الإلكترونية بشكل مفصل، يجب أن نشير إلى أننا نقوم بإصدارالفاتورة الإلكترونية على مرحلتين ولكل مرحلة تاريخ محدد لتطبيقها حيث بدأت المرحلة الأولى في ديسمبر 2021، واستمر العمل بها حتى بدء المرحلة الثانية، وأما المرحلة الثانية فقد تم تطبيقها اعتبارًا من بداية عام 2023، إلى جانب منح الجهات الملزمة وقتًا كافيًا لتلبية المتطلبات الخاصة بكل مرحلة.

المرحلة الأولى من الفاتورة الإلكترونية

تشمل المرحلة الأولى مجموعة من المتطلبات الأساسية التي يجب على الشركات الالتزام بها، ومنها الانتقال الكامل إلى الفواتير الإلكترونية والتوقف عن استخدام الفواتير الورقية أو اليدوية.

ونوفر من خلال متجرنا العديد من المزايا لتطبيق هذه المرحلة، بما في ذلك إدراج رمز الاستجابة السريع (QR code) الذي يعتبر مطلبًا أساسياً في هذه المرحلة.

كما نوفر إمكانية إصدار الفاتورة الإلكترونية بأكثر من صيغة مثل A3، XML، أو PDF إلى جانب أن اختيار الصيغة يعد خيارًا اختيارياً في هذه المرحلة.

بالإضافة إلى ذلك نحرص على توفير تقنيات التشفير القوية لحماية الفواتير وضمان سلامتها، بما في ذلك الختم الرقمي، وكما نتيح لك خيار إضافة الرقم التعريفي UUID، ونضمن خلو الفواتير من أي معلومات محظورة، ونتبع المتطلبات المتعلقة بإصدار الفواتير مثل تجنب تكرار التسلسل لأكثر من فاتورة واحدة.

المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية

‎تدور المرحلة الثانية وهي مرحلة الربط والتكامل حول ربط الأنظمة المزوِّدة لخدمات الفوترة الإلكترونية مثل "إي فاتورة" بنظام بهيئة الزكاة عبر منصة “فاتورة” التابعة للهيئة؛ وذلك لتسهيل عملية تداول البيانات واعِتماد الفواتير والضرائب والتأكد من صحة بياناتها.ِ

أهمية الفاتورة الإلكترونية 

في إطار التعرف على ما هي الفاتورة الإلكترونية يجب أن ننوه إلى أن أصبحت كافة المؤسسات التجارية بمختلف أحجامها ملزمة بتطبيق الفاتورة الإلكترونية، وذلك ليس فقط على مستوى الشركات والمصانع، بل يشمل أيضًا المخازن، المحلات التجارية الصغيرة، المتوسطة، والكبيرة، وهناك العديد من العوامل التي  تجعل الفاتورة الإلكترونية أمرًا ضروريًا للجميع، ومنها:

• تساهم الفاتورة الإلكترونية في التكيف السريع مع التحول الرقمي والتوسع الشبكي الذي تشهده المملكة العربية السعودية مؤخرًا، مما يعزز من كفاءة العمليات التجارية.

•  تعتبر الفاتورة الإلكترونية الوسيلة الأساسية لاعتماد جميع المستندات المرتبطة بالعمليات التجارية المتنوعة.

• كما أن المؤسسات التي لا تعتمد الفاتورة الإلكترونية تفقد العديد من المزايا الحصرية التي تساعدها على تسهيل وتحسين إدارة عملياتها مثل تعزيز سرعة المعاملات وتوفير طرق دفع متنوعة.

• تعمل الفاتورة الإلكترونية على تسهيل عمليات البيع والشراء لكلا الطرفين البائع والمشتري دون الحاجة للتواجد في مكان أو وقت محدد.

• تقدم الفاتورة الإلكترونية خيارات متعددة للدفع، مما يخفف من اعتماد المستهلكين على وسائل دفع محددة كانت تشكل عائقًا في السابق.

• تساهم الفاتورة الإلكترونية في توسيع نطاق السوق وزيادة حجم المبيعات، حيث من خلالها يتم التخلص من الطرق التقليدية التي كانت تفرض حدودًا مكانية وزمانية على العمليات التجارية.

• تتميز الفاتورة الإلكترونية بتوفير معلومات دقيقة وشاملة حول عملية البيع، بما في ذلك تفاصيل البائع، معلومات الشركة، ومنفذ البيع.

• يعتمد نظام الفاتورة الإلكترونية على الترابط الإلكتروني الذي يتيح إمكانية الرصد والإحصاء الدقيق للعمليات التجارية.

• يمكن للتجار والشركات متابعة بياناتهم المالية بشكل دقيق وفي الوقت الفعلي، مما يسهم في تحسين إدارة الأعمال.

مزايا الفاتورة الإلكترونية

طالما تحدثنا عن ما هي الفاتورة الإلكترونية يجب أن ننوه إلى أنها تتميز بالعديد من الخصائص مما تجعلها الخيار الأفضل لك، ومنها ما يلي:

• تصدر الفواتير الإلكترونية باستخدام صيغ قابلة للقراءة بواسطة الآلات مثل XML مما يتيح لها أن تكون متوافقة مع الأنظمة الإلكترونية.

• بالإضافة إلى ذلك تتوفر نسخ من الفواتير بصيغ قابلة للقراءة البشرية مثل PDF أو A-3، لتسهيل الإطلاع عليها من قبل المستخدمين.

• يتم إصدار الفواتير الإلكترونية من خلال تطبيق إي فاتورة المعتمدة من هيئة الزكاة، والذي يضمن التحقق من صحة البيانات المخزنة وضمان توافقها مع متطلبات هيئة الزكاة والدخل.

• ترفع الفواتير الإلكترونية إلى تطبيق إي فاتورة في المواعيد المحددة وفق اللوائح المعتمدة، مما يضمن الالتزام بالقوانين والمتطلبات التنظيمية.

• تتميز الفواتير الإلكترونية بإمكانية إرسالها بشكل مباشر إلى نظام مؤسسة المشتري عبر شبكة مدمجة، ما يسهل عملية المعالجة والربط الإلكتروني بين مختلف المؤسسات.

• كما تحتوي الفواتير الإلكترونية على مجموعة من الحقول الإلزامية مثل رقم مرجع الفاتورة (IRN) ورمز الاستجابة السريعة (QR Code)، بالإضافة إلى التفاصيل المتعلقة بضريبة القيمة المضافة، مما يسهم في دقة المعلومات وتوافقها مع المعايير المحاسبية.

عناصر الفاتورة الإلكترونية

وبعد أن أوضحنا ما هي الفاتورة الإلكترونية، يجب أن نشير إلى أنها تحتوي على مجموعة من العناصر الأساسية التي يجب تضمينها لضمان توثيق العمليات التجارية بشكل صحيح ودقيق، وهي:

نوع الفاتورة

• نوع الفاتورة غير ثابت فمن الممكن أن تنقسم إلى نوعين، أما النوع الأول فهي فاتورة ضريبية وتكون هذه الفاتورة من منشأة لمنشأة أخرى، أما عن النوع الثاني فهي فاتورة ضريبية مبسطة وتكون من منشأة لفرد، ويوضح نوع وطبيعة الفاتورة وتصنيفها ضمن النظام المالي.

تاريخ الإصدار

• يجب أن يتضمن كل مستند إلكتروني تاريخ إصدار الفاتورة بشكل واضح، مما يضمن توثيقًا دقيقًا للتوقيت.

بيانات الشركة

• تحتوي الفاتورة الإلكترونية على معلومات مفصلة عن الشركة التي أصدرت الفاتورة بما في ذلك اسم الشركة، رقم التواصل، السجل التجاري، والعنوان.

الرقم التسلسلي

• من المعروف أن لكل فاتورة رقم تسلسلي فريد يتم توليده تلقائيًا لضمان عدم تكرار الفواتير وتنظيمها بطريقة دقيقة.

المنتجات والخدمات

• توضح الفاتورة جميع المنتجات أو الخدمات المشمولة بها بشكل مفصل، إلى جانب وصف لكل منتج أو خدمة لتوضيح محتوى الفاتورة بدقة.

الضرائب

• يجب أن تشمل الفاتورة جميع الضرائب المطبقة على المعاملة مثل ضريبة القيمة المضافة أو أي ضرائب أخرى ذات صلة.

تفاصيل المنتجات

• يتم ترتيب المنتجات أو الخدمات في الفاتورة مع رقم مسلسل لكل منها، إلى جانب تحديد عدد الوحدات سعر الوحدة، بالإضافة إلى السعر الإجمالي لكل منتج أو خدمة.

رمز الاستجابة السريعة

• يجب أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية على رمز الاستجابة السريعة (QR code) الذي يعتبر مطلبًا أساسياً للتحقق من صحة الفاتورة وسهولة الوصول إلى معلوماتها.

ما هو رمز الاستجابة السريعة في الفاتورة الإلكترونية؟

رمز الاستجابة السريعة (QR code) هو عبارة عن مجموعة من المربعات بعضها أسود والآخر أبيض، يتم ترتيبها في شكل مربع، ويمثل هذا الرمز خدمة رقمية مشفرة تحتوي على كافة بيانات الفاتورة، ولكي يتم التأكد من البيانات الخاصة بالفاتورة وصحتها، يجب مسح هذا الكود عن طريق برنامج هيئة الزكاة. 

يمكن قراءة هذا الرمز باستخدام تطبيقات متخصصة على الهواتف الذكية أو من خلال أجهزة مخصصة لقراءة الأكواد، ويعد رمز الاستجابة السريعة أداة هامة لضمان حماية بيانات الفاتورة حيث يمنع أي محاولة للتلاعب أو التغيير في المعلومات.

الأسئلة الشائعة

ما هي الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

• الفاتورة الإلكترونية في السعودية هي نظام حديث يسعى إلى تحويل عملية إصدار الفواتير من الشكل الورقي التقليدي إلى الصيغة الإلكترونية المتقدمة.

• وتتمثل في تقديم وثائق الفواتير بشكل رقمي بين البائع والمشتري، مما يسهم  في تسهيل العمليات التجارية، ويزيد من دقة وسرعة تبادل المعلومات.

هل يتم فرض عقوبة في حالة عدم الامتثال لهيئة الزكاة والجمارك لتطبيق نظام الفاتورة؟

• نعم، تفرض هيئة الزكاة والجمارك غرامات على الجهات غير الملتزمة بتطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية، حيث تتراوح قيمة هذه الغرامات ما بين 1000 و 40,000 ريال سعودي، وفقًا لطبيعة المخالفة.

هل الفاتورة الإلكترونية تكون إلزامية في حالة التصدير؟

• بالطبع نعم، يتم تطبيق الفاتورة الإلكترونية على كافة معاملات التصدير.

إلى هنا نكون قد استوفينا الحديث عن ما هي الفاتورة الإلكترونية بشكل مفصل، بالإضافة إلى أننا أوضحنا أهم الخصائص التي تتميز بها والتي تجعلها الحل الأمثل لكافة المعاملات، كما ذكرنا أيضًا أهمية استخدامها في كافة المصانع والشركات.