تعددت مميزات نظام الفاتورة الإلكترونية وذلك بداية من تطبيقها، ويجدر بنا الإشارة إلى أن عصرنا الحالي  شهد تطورًا سريعًا في مجال التحول الرقمي الذي يؤثر بشكل متزايد على جميع جوانب عالم الأعمال، حيث أصبحت الفوترة الإلكترونية من الضروريات التي لا يمكن تجاهلها أو تأجيلها.

وتطورت فكرة الفوترة الإلكترونية كنظام مبتكر مستمد من أحدث تقنيات تكنولوجيا المعلومات لتحويل عملية إعداد الفواتير من طريقة يدوية تقليدية إلى صيغة إلكترونية أكثر كفاءة وسرعة.

15 ميزة فريدة للتحول إلى نظام الفاتورة الإلكترونية

تعتبر الفاتورة الإلكترونية من أهم التطورات التي شهدتها عمليات الفوترة بفضل التحول الرقمي المتسارع حيث إنها تقدم مزايا عديدة للشركات بمختلف أحجامها، مما يجعلها خيارًا جذابًا لتحسين كفاءة الإدارة وتقليل التكاليف.

يقوم متجر إي فاتورة بإصدار الفاتورة الإلكترونية بأعلى دقة ممكنة وبأسعار مميزة، وتتميز الفاتورة بالعديد من المميزات، ومن أبرز مميزاتها ما يلي:

تنفيذ العمليات بأعلى كفاءة

يساهم استخدام الفاتورة الإلكترونية في تعزيز كفاءة العمليات بفضل التبسيط والشفافية التي توفرها، وكما يساعد في الامتثال بشكل أفضل للمتطلبات القانونية مثل نظام الجمركة الإلكترونية الذي تطبقه هيئة الزكاة والضرائب والجمارك.

تكاليف مالية مخفضة

من أبرز مميزات نظام الفاتورة الإلكترونية أنه يتم إصدارها بتكلفة مالية مخفضة بحيث تكون أقل من 60 إلى 80% من التكاليف المرتبطة بالفوترة الورقية، بالإضافة إلى أن الفاتورة الإلكترونية تقضي على الحاجة للطباعة، ورسوم الإرسال عبر البريد، والأرشفة المادية، مما يساهم في توفير كبير في النفقات.

وسيلة آمنة من الضياع

تضمن الفاتورة الإلكترونية أمانًا أكبر وإمكانية تتبع دقيقة لجميع الفواتير، حيث يمكن التعرف بسهولة على مصدر الفاتورة وتوقيتها، مما يوفر حماية إضافية ويقلل من مخاطر فقدان الفواتير أو التلاعب بها.

تدفق نقدي أفضل

تسهم الفاتورة الإلكترونية في تحسين التدفق النقدي من خلال تسريع أوقات الدفع حيث إن التسليم الفوري للفواتير يؤدي إلى تقليل فترة الانتظار للدفع، مما يعزز السيولة المالية ويقلل من المخاطر المالية المحتملة.

شفافية تامة وحجز سريع

تعزز الفاتورة الإلكترونية من الشفافية من خلال المعالجة الآلية للفواتير، مما يضمن عمليات موافقة أسرع وحجز أسرع للفواتير، وهذا يساهم في تسريع الإجراءات وتقليل الوقت المستغرق في المعالجة.

تقليل الأعباء

يعتبر تقليل الأعباء الإدارية من أبرز مميزات نظام الفاتورة الإلكترونية حيث تساهم في القضاء على الحاجة للمعاملات الورقية وتبسيط عمليات الدفع،  وهذا يؤدي إلى زيادة الإنتاجية ويقلل من الوقت والموارد المخصصة لإدارة الفواتير.

توفير الوقت المبذول

يوفر نظام الفواتير الإلكترونية وقتًا كبيرًا لكل من الشركات والعملاء، ومن خلال الأتمتة يمكن تسريع عمليات الدفع والتعامل مع الفواتير دون الحاجة إلى إدخال بيانات يدوياً، مما يوفر وقتًا ثمينًا ويزيد من الكفاءة.

تقليل حدوث أخطاء الإدخال

من أشهر مميزات نظام الفاتورة الإلكترونية تقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي، مما يحسن دقة البيانات ويقلل من الحاجة إلى تصحيح الأخطاء، حيث إن الفواتير الإلكترونية تضمن إدخال بيانات دقيقة وتقليل الأخطاء البشرية.

تسهيل عملية الأرشفة

تفرض اللوائح القانونية على الشركات ضرورة تخزين الفواتير لعدد من السنوات لمراجعتها من قبل السلطات الضريبية، وهي فترة تتراوح عادةً ما بين 5 و10 سنوات حسب البلد.

ومن المعروف أن الفواتير الورقية بسبب طبيعتها المادية، لا تعد الأنسب للتخزين على المدى الطويل حيث إنها عرضة للتلف نتيجة الحريق أو الماء، مما قد يؤدي إلى فقدان الفواتير المؤرشفة.

وفي المقابل نجد أن الفواتير الإلكترونية تتواجد في شكل رقمي، ويمكن بذلك دمجها بسلاسة في أنظمة الأرشفة الإلكترونية، وهذا يسهل تخزينها واسترجاعها بفعالية، ويقلل من المخاطر المرتبطة بتلف المستندات الورقية.

تقليل نسبة المخاطر

يمثل تقليل نسبة المخاطر من مميزات نظام الفاتورة الإلكترونية المعروفة خاصةً في التجارة والمعاملات،  وبالتالي يتم تقليل فرص الاحتيال والأخطاء البشرية، وكما يوفر هذا النظام الوقت والموارد التي تهدر في التحقق المتبادل وذلك بفضل نظام فعال يقلل من هذه المخاطر.

تحول صديق للبيئة

استخدام الفاتورة الإلكترونية ساهمت في تقليل انبعاثات الغازات التي تؤثر على البيئة  حيث أوضحت دراسة أجرتها "Human and Green Consultants for Bonial" إلى أن ورقة A4 مطبوعة تنتج حوالي 10.22 جرام من ثاني أكسيد الكربون، وبينما قراءة نفس الصفحة على الهاتف المحمول تولد 0.72 جرام فقط، أي ما يعادل 14 مرة أقل من الانبعاثات الناتجة عن الورق، وهذا التحول الرقمي يساهم في تقليل تلوث البيئة، وبذلك أصبحت الفاتورة الإلكترونية صديقة للبيئة.

محاربة التهرب الضريبي

بدأت المملكة العربية السعودية في تنفيذ نظام الفوترة الإلكترونية بهدف تقليص التستر التجاري من خلال متابعة الفواتير والاحتفاظ بالبيانات، وكذلك لمحاربة الاقتصاد غير الرسمي والتهرب الضريبي.

ويعزز هذا النظام من تجربة المستهلك من خلال ضمان توثيق دقيق وشفاف للفواتير، مما يساهم في خلق بيئة تجارية نزيهة ومنافسة عادلة حيث يفرض آلية واضحة ومعيارية لتوثيق الفواتير وتدقيقها، مما يعزز حماية المستهلك.

وبالإضافة إلى ذلك، يسهم النظام في زيادة مستوى الامتثال الضريبي، ويشجع على ممارسات تجارية أكثر تنظيمًا ونزاهة.

مواكبة السوق الحالي

يعتبر مواكبة السوق الحالي من مميزات نظام الفاتورة الإلكترونية المعروفة حيث إن بعض الشركات بدأت في رفض استلام الفواتير بأي صيغة أخرى غير الإلكترونية، حيث إن اعتماد الفواتير الإلكترونية ليس فقط استجابة لمتطلبات السوق، بل أيضًا خطوة استراتيجية تضمن توافق عملك مع أحدث الاتجاهات والمعايير التجارية.

كسب شريحة كبيرة من العملاء

عند النظر في تفضيلات المستهلكين بين الأعمال التجارية التي تقدم خيارات الدفع الإلكتروني وتلك التي لا توفرها، يتضح أن معظم المستهلكين يفضلون الخيار الأول حيث إن هذا الاتجاه يتجلى بشكل خاص بين جيل الألفية، فالكثير من هؤلاء الأفراد ليس لديهم معرفة بأساسيات كتابة الشيكات الورقية أو الفواتير التقليدية.

وبالتالي يعد تبني نظام الدفع الإلكتروني خطوة استراتيجية مهمة لتوسيع قاعدة العملاء، خاصةً في ظل تزايد الاعتماد على التكنولوجيا بين الأجيال الجديدة.

إعداد التقارير والقدرة على تسوية الحسابات بشكل مبسط

تقوم الفاتورة الإلكترونية بتسجيل المدفوعات الإلكترونية بشكل تلقائي في سجلات العملاء والشركات، وذلك بفضل تدفق معلومات الدفع من نظام إلى آخر دون الحاجة لتدخل بشري.

وهذا التبسيط في العملية يقلل من الوقت والجهد المطلوبين من المحاسبين والمختصين في مسك الدفاتر، وكما يسهم في إعداد التقارير بكل سلاسة ودقة عالية، مما يعزز الكفاءة في تسوية الحسابات ويقلل من الأخطاء البشرية.

أنواع الفاتورة الإلكترونية

وبعد أن أوضحنا مميزات نظام الفاتورة الإلكترونية يجب أن ننوه إلى أن المنشآت التي تخضع لهذا النظام ينبغي أن يكون لديها معرفة بكافة أنواع الفواتير المختلفة لتسهيل معالجتها حسابياً وإصدارها ورفعها للجهات المختصة، ومن أبرز أنواع الفواتير الإلكترونية:

الفاتورة الإلكترونية الضريبية

• تحتوي هذه الفاتورة على جميع العناصر الضريبية اللازمة، وتصدر عادةً بين المنشآت (B2B) أو من منشأة إلى جهة حكومية (B2G).

الفاتورة الإلكترونية المبسطة

• تشمل هذه الفاتورة أيضًا جميع العناصر الضريبية، ولكنها تصدر غالبًا من منشأة إلى فرد (B2C).

مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية

في إطار التعرف على مميزات نظام الفاتورة الإلكترونية يجب أن ننوه أن عملية تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية في المنشآت بالمملكة العربية السعودية تتم على مرحلتين رئيسيتين:

إصدار وحفظ الفواتير والإشعارات

• يتعين على المنشآت إصدار وحفظ الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة بصيغ إلكترونية بحيث تستوفي جميع متطلبات الفاتورة الضريبية المحددة.

ربط الأنظمة

• يجب على المنشآت ربط أنظمة إصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية الخاصة بها بأنظمة الهيئة العامة للزكاة والدخل.

الأسئلة الشائعة

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة يتم إصداراها  وإرسالها واستلامها بشكل إلكتروني، وذلك باستخدام تنسيق منظم ومحدد مسبقًا لتبادل البيانات، هذا يعني أن عملية الفوترة بأكملها يجب أن تتم بطريقة رقمية دون تدخل يدوي أو استخدام للوثائق الورقية.

كيف يمكن إرسال الفواتير الإلكترونية؟

يمكن إرسال الفواتير الإلكترونية من خلال ثلاث طرق رئيسية هما نظام ERP الخاص بك وذلك في حالة إذا كان نظام إدارة موارد المؤسسة (ERP) الذي تستخدمه يدعم نوع الفاتورة الإلكترونية التي ترغب في إرسالها أو إدخال معلومات الفاتورة في نموذج عبر الإنترنت ثم إرسالها يدويًا إلى العميل أو من خلال مزود خدمة متخصصة في إرسال الفواتير الإلكترونية.

ماذا تتضمن الفواتير الإلكترونية؟

الفواتير الإلكترونية تتضمن نفس المعلومات التي تحتوي عليها الفواتير التقليدية وتشمل هذه المعلومات بيانات حول المستلم والمرسل مثل الاسم والعنوان، بالإضافة إلى رقم الفاتورة وتاريخ إصدارها، وكذلك إدراج رقم ضريبة القيمة المضافة الخاص بشركتك، فضلاً عن تفاصيل العنصر أو الخدمة التي تم بيعها.

وبهذا نكون قد استوفينا الحديث عن مميزات نظام الفاتورة الإلكترونية التي تتمثل في تعزيز الكفاءة والشفافية في العمليات التجارية وتبسيط إجراءات المحاسبة، ويسهم هذا النظام في تقليل التكاليف والوقت المستغرق في إصدار الفواتير، كما يعزز من الامتثال الضريبي ويحد من التهرب.